Для этого нужно составить список своих текущих занятий и распределить их по матрице. Множество людей ежедневно «тонут» в большом количестве дел и испытывают трудности с приоритизацией задач. Но чем больше мы истощены, чем больше дел накапливается, тем сложнее правильно распределить задачи в соответствии с силами и нагрузкой. Один из часто встречающихся инструментов расстановки приоритетов, который помогает руководителям и рядовым сотрудникам справиться с подобными трудностями, — матрица Эйзенхауэра.

Именно в этом сегменте вы обнаружите задачи, которые наилучшим образом подходят для делегирования. Матрицу Эйзенхауэра легко создать с использованием офисного редактора, ежедневника или обычного листа бумаги. Важно разделить поле на четыре части и ясно обозначить границы между квадратами. Самый простой способ построить матрицу Эйзенхауэра — сделать её на бумаге. Можно разлиновать листы самостоятельно или взять специальный ежедневник.

Матричный Шаблон Эйзенхауэра

При оценке и распределении задач учтите, что в основе должны лежать ваши собственные цели и результаты, не зависящие от потребностей близких или коллег. Курс подходит тем, кто хочет начать карьеру коуча, так и предпринимателям, управленцам, HR-специалистам, бизнес-тренерам и всем, кто матрица Эйзенхауэра стремится к личностному росту. Гибкие методы обучения обеспечат поддержку на пути к успеху, используя за основу ваш собственный опыт. Систему Эйзенхауэра формализовал и распространил американский консультант Стивен Кови, включив ее в свою книгу «Семь навыков высокоэффективных людей».

Погрузитесь в тенденции, проблемы и многое другое. Заглядывая в будущее, будущее Матрицы Эйзенхауэра кажется более ярким, чем когда-либо. Истории успеха известных компаний и личностей служат источником вдохновения, освещая практические преимущества матрицы и ее силу изменить жизнь и отрасли. В обширной вселенной инструментов тайм-менеджмента Матрица Эйзенхауэра занимает уникальное положение, выделяясь среди аналогов.

Остальные задачи выполняют в окнах между этими «несдвигаемыми часами». Другое дело, что эти задачи не являются приоритетными и не должны подменять по-настоящему важные дела. Несвоевременное выполнение подобных задач может негативно повлиять на достижение наших целей, стать причиной неприятностей или упущенной выгоды. В целом процесс заполнения матрицы не очень сложный, но к нему нужно привыкнуть. Со временем на каждую задачу у вас будет уходить не больше 2–3 секунд.

Как Использовать Коробку Эйзенхауэра Для Управления Задачами И Рабочей Нагрузкой

В общем, матрица приоритетов позволяет вам оптимизировать управление временем, установив четкие и однозначные приоритеты. Матрица Эйзенхауэра — модель организации дел, которая помогает определить приоритеты и эффективно распределить время на задачи. Цель — сосредоточиться на важных делах и проектах, не браться за ненужное.

Задачи в этом квадрате неизбежны, ведь ситуации и события, которыми нельзя управлять, будут происходить всегда. Но если фокусироваться только на срочных и важных делах, можно «заработать» хронический стресс, эмоциональное выгорание и ощущение потери контроля над жизнью. Это приведет к «внутренней миграции» — делам из четвертого квадрата. Если эти пункты не обладают необходимой важностью для вас, разгрузите себя, делегируя их другим.

Популярный на Западе онлайн-сервис для работы с матрицей Эйзенхауэра (русского интерфейса, увы, нет). При желании готовую матрицу можно распечатать, а сами задачи выполнять с помощью техники Pomodoro. Хотя дела из квадрата B и не являются срочными, их нельзя совсем игнорировать. Во-первых, без их выполнения редко удается повысить качество своей жизни.

Квадрат A (важно — Срочно)

Этот вариант подходит для фрилансеров, которые работают на дому и самостоятельно планируют своё время. Собрать матрицу Эйзенхауэра можно в офисном редакторе, в ежедневнике или просто на листе бумаги. Важно разделить всё поле на 4 части и расписать строки так, чтобы вам были понятны границы между квадратами. Матрица из ежедневника может выглядеть так, как на картинке ниже.

Если цели сформированы правильно, тогда большинство действий, которые нужно сделать в течение дня, будут именно из этого сектора. Сюда относится большинство рабочих дел, а также цели, направленные на самообразование, семью, тренировки, домашние дела. Принцип разделения задач в виде матрицы предложил Лотар Зайверт в своей книге «Ваше время — в ваших руках» (1984 г.). Следующим автором, который упомянул решение, стал Стивен Кови. Исследуйте динамичный мир управления цепочками поставок, раскрывая 10 историй успеха и стратегий ведущих компаний.

Этот инструмент помогает структурировать задачи, указывая, в каком порядке их выполнять, а также определяя необходимое время для каждой из них. Trello – один из популярнейших сервисов с базой в виде виртуальной доски. На доске можно не только распределить задачи, но и менять их местами, передвигать их в другой квадрант, ранжировать по приоритетности. Бесплатной версии вполне хватит для начала работы, сервис позволяет вести одновременно 10 досок для различных проектов. 1 поле (А) – «Авральный квадрант» или квадрант кризисов.

Статистика утверждает, что каждый человек, который так или иначе сталкивался с дедлайном, пребывал в состоянии стресса. В этом случае могут помочь техники тайм-менеджмента, а именно матрица Эйзенхаура. Подробнее о том, как использовать этот инструмент в работе и в личных делах, читайте в этой статье. Правильное представление входящего потока с целями, делами и задачами помогает выделить наиболее важные и срочные пункты.

А перед тем как добавлять новое дело, завершите одно из списка. Далее берём лист бумаги и делим его на четыре части. Получаем четыре квадрата, в которые выписываем задачи. Рассказываем, как построить матрицу и какие сервисы для этого использовать. Матрица Эйзенхауэра проста в понимании и потому легко внедряется в любой проект, не менее эффективен инструмент и в распределении личного времени и задач.

Например, мы вряд ли можем рассчитывать на успешную карьеру, если не уделяем внимания профессиональному росту. Важно понимать, что срочность одной и той же задачи может меняться в зависимости от конкретной ситуации. Например, «готовиться к экзамену» — это не срочная задача, если до экзамена еще четыре месяца, и срочная, если экзамен уже на этой неделе. Чтобы понять, в какой квадрат матрицы Эйзенхауэра поместить задачи, нужно правильно оценить их важность и срочность.

• Когда закончите все, что попало в первый квадрат, можно вернуться к остальным делам.
• Например, вы можете связать его со своими цифровыми календарями, программным обеспечением для управления проектами или приложениями со списками дел.
• Например, вы можете использовать Dropbox для более эффективного управления списком заданий, создав шаблон рабочего графика.
• Речь идет не о том, чтобы разбить ваши задачи на жесткие категории; Речь идет об оценке ваших дел и понимании того, на что лучше всего потратить свое время и энергию.
• А в результате дела с разной степенью важности и срочности легко могут получить одинаковый приоритет.

Но зато это средство простое, понятное и потому эффективное. Совокупность тегов срочности и важности будет определять подход к приоритетности. Это могло бы помочь людям сбалансировать личные проекты, цели обучения, досуг и оздоровительные практики с работой. Будучи одним из самых успешных инвесторов в мире, Уоррен Баффет должен тщательно расставить приоритеты в своей деятельности. Он часто говорил о том, что нужно сосредоточиться на том, что важно, а не только на том, что срочно. Хотя он прямо не упомянул матрицу Эйзенхауэра, его подход тесно связан с ее принципами, а его выдающийся успех является свидетельством этой стратегии.

Особо следует отметить, что зачастую бывает сложно точно определить важность задачи. Это означает, что в конечном итоге вы можете делегировать задачу не тому человеку, что приведет к снижению качества. Более того, важно помнить, что не всегда есть возможность действовать немедленно, когда вы имеете дело с событиями, требующими мгновенной реакции. Нет универсальной формулы для определения различия между срочностью и важностью при создании матрицы приоритетов, но это очень важно. Чаще всего различие между этими двумя категориями в реальности определить намного труднее, чем при составлении абстрактной коробки Эйзенхауэра.

Мы смотрим в матрицу и выбираем задачу, которую уместно выполнить прямо сейчас. Выбор задачи будет зависеть от ее приоритета и от текущего контекста. Суть ее в том, чтобы жестко планировать время на важные задачи из квадрата B (лучше всего для этого подходят утренние часы и первая половина дня).

В приложении можно маркировать задачи с помощью четырех уровней приоритетности, которые можно отфильтровать. Когда их найдете, подумайте, чем их заменить или ограничить. В долгосрочной перспективе «убийцы времени» мешают достигать важных целей. Исследование 2019 года, опубликованное в Journal of Applied Psychology, это доказывает [2].

Здесь пользователю предлагается продуманная система аналитики, вся информация по задачам находится в разделе «Статистика». Также в сервисе можно выделить определённое время на выполнение задачи, эту опцию хорошо использовать для расчёта почасовой оплаты сотрудников. Сервисом можно пользоваться бесплатно, если в команде не более 5 пользователей. Матрица представляет собой поле, разделённое на 4 части, в каждую из которых вписываются текущие дела в порядке их срочности. Эту методику распределения времени придумал Дэвид Эйзенхаузер – профессиональный военный, 34-й президент США.

Впервые Матрицу Эйзенхауэра описал Лотар Зайверт в 1984, но популярность метод приобрёл чуть позже — в конце 1980-х. Ходит легенда, что этот метод придумал 34-й президент США Дуайт Эйзенхауэр, в честь которого названа матрица. Сюда можно отнести все мелкие рабочие дела, такие как разбор почты, наведение порядка на рабочем столе, отдых и развлечения.

Этот метод поможет выявить потенциальные проблемы в управлении временем, над которыми стоит поработать. В современном мире с невероятно быстрым темпом жизни эффективное управление временем становится ключевым навыком для достижения личных и профессиональных целей. Принцип матрицы задач Эйзенхауэра — надежный инструмент для оптимизации приоритетов. У каждого пользователя есть личная доска для отслеживания задач, с которыми он связан. В сервисе есть внутренний поиск, он позволяет находить задачи по названию и описанию, а также групповые и личные чаты. Можно установить режим «не беспокоить» или, наоборот, подключить опцию переадресации пропущенных сообщений в сервисе на электронную почту.